Jak agilně to šlape v HR TV Nova

V půli prosince uspořádala parta z YSoft, prima setkání a povídání s HR ředitelkou TV Nova Radmilou Jirkovskou a její kolegyní Janou Týcovou o tom, jak a proč se do agility v HR pustily. Dámy přinesly skvělou case study k situaci, se kterou se v HR setkala (nebo možná setká) řada z vás a řešení, ze kterého se agilita vyklubala vlastně až za pochodu.

Začít přemýšlet o změně řízení práce v HR, donutila Radmilu Jirkovskou a její tým „bouřlivá doba“ restrukturalizačních změn ve společnosti, na které museli reagovat - tlak na výkon, snižování nákladů, na termíny, mix generací i provozní slepotu, často a rychle se měnící zadání i priority.

„My jsme si prostě říkali, že musí existovat způsob, jak to dělat líp.“

Co tedy šéfku televizního HR přivedlo k tomu, že začala v řízení svého týmu sahat po agilních technikách? „Já jsem nevěděla, že dělám agilitu. Původně jsem se snažila najít způsob řízení, který by nás tak nevyčerpával v těch časech tlaku.“ Cesta, kterou se Radmila Jirkovská rozhodla jít, byla ukázat týmu v rámci jednoho meetingu rozdíl mezi direktivním a koučovacím způsobem práce a nechat je si rozhodnout, jaký způsob budou preferovat do budoucna.

V rámci týmu začali společně, krátce hned z rána (formou stand-upů) společně diskutovat požadavky, které na ně přicházely a možnosti jejich řešení. O větších změnách začali společně mluvit už s předstihem (v rámci planning meetingů) i v případech, kdy k nim neměli k dispozici kompletní zadání ani cíle. Naučili se lépe odhadovat (tzn. estimovat) a plánovat dílčí úkoly a připravovat se na možnosti jejich řešení. To postupně měnilo celý způsob dosavadní spolupráce týmu. Začali efektivněji sdílet informace a dosáhli vyšší transparentnosti při plnění individuálních úkolů. Došlo na revizi agend, vyšší zástupnost v týmu i na kanbanovou tabuli v kanceláři. Samozřejmě že nechyběla ani pravidelná retrospektiva k tomu, co do příště zlepšit.

Ze změny fungování týmu tak samo vyplynulo, kdo jsou v něm tahouni - práce je baví a snaží se makat efektivněji a líp - a kdo se jen veze. Tihle lidé se, podle Radmily Jirkovské, v takovém týmu dobře necítí a po nějaké době z něj sami a rádi vystoupí.

Agilní cestou jdou v HR TV Nova už čtvrtým rokem a změnu ve fungování týmu si obě dámy pochvalují. I když to změna nebyla jednoduchá. Jak říká Jana Týcová, „je strašně pohodlné nechat si říct co má člověk dělat a když tam za tím nevidíte vůbec nic, když se s tím neztotožníte, tak to prostě nechcete dělat, nebo děláte jen to, co se vám řekne. Nic navíc.“ Tohle se v jejich týmu podařilo odkrýt a mohli se začít soustředit na změnu.

Agilní principy implementovali na Nově odvážně a poprvé právě v HR. Vyšší efektivita týmu a větší lehkost, se kterou práci dělají, jsou jen dva z benefitů, kterých změnou způsobu řízení dosáhli. Dneska jsou jejich stand-upy pro ostatní kolegy veřejně přístupné. Kdokoli chce, může se na takový meeting dojít podívat a inspirovat se. A jak zájem o inspiraci i radu rostl, rozhodli se na Nově otevřít od letoška Agilní klub pro nadšence o agilní přístupy.

Jaké jsou tedy identifikované brzdy a tipy na urychlovače z novácké HR kuchyně?

Brzdy

Brzdy vnímám v tomhle případě jako momenty a pracovní situace, které nemusí být vždy efektivní ani žádoucí. Pomocí urychlovačů jejich negativní dopad, ale pomalu eliminujete.

• neefektivní meetingy - chybí zadání (důvod) porady, nejsou řízené, nevedou k žádnému cíli, nevyplynou z nich žádné úkoly, konají se ze zvyku (co do termínu i obsazení)
• opakující se chyby
• nejasná zadání - třetí nejdražší manažerská chyba; v takovém zadání práce chybí jasně formulovaný očekávaný výstup, jeho akceptační kritéria, vymezení pravomocí, uvedení širších souvislostí (pokud jsou ke splnění potřeba) a další
• nedostatek informací
• emoční střety a přenášení stresu
• vlastní návyky a systémy přesvědčení - pracovní i osobní zvyklosti, které se obtížně mění
• kolegové s vlastní agendou - nepodporuje zástupnost ani spolupráci, může být málo transparentní pro zbytek týmu

Urychlovače

Znalosti a schopnosti, které vám změnu a přechod na agilní způsob řízení pomohou urychlit, a které změnou získáte.

• agilní techniky řízení - viz článek Agilní nerovná se SCRUM
• koučing a facilitace - individuální nebo skupinový koučing, koučovací metody např. GROW, Inner Game, Život Jako Hra, Inner Freedom aj.
• účelná prioritizace - účelně prioritizovat požadavky vám mohou pomoct např. ABC/ABCD analýza, metoda MoSCoW, model KANO, Eisenhowerův princip, Paretova analyza i řada dalších
• vzájemná podpora
• kalibrace času a práce s ním
• týmová zpětná vazba
• rychlé rozhodování
• flexibilní dostupnost odkudkoliv - vzdálené přístupy, on-line nástroje sdílení dokumentů a práce v nich, různé komunikační platformy (Microsoft Teams, Skype, SLACK, Trello, Jira aj.)
• vizuální management - vychází z Leanu a jeho cílem je co nejrychlejší pochopení situace jenom tím, že se na něco podíváte; využívá se u něj např. informačních obrazovek, stojanů, nástěnek, grafických značení, infografik, štítků a barevného škálování

Proč stojí za to se do toho pustit? Protože jak říká Radmila Jirkovská: 

„Direktivní přístup je jalovej a brání lidem v jejich rozvoji.“

Když budete mít chuť, taky se do toho pustit, ale najednou by toho bylo moc, mohla by vám pomoct třeba tahle matice s čím na co.