Agilní HR postupy fungují v jakémkoli kontextu

Hodně z agilního myšlení, dovedností a způsobů práce můžete použít v jakémkoli kontextu. Smyslem je mít na paměti, kdy, kde i jak je začít používat. Platí to i v nejtradičnějším, nejbyrokratičtějším a nejvíce omezeném prostředí v rámci HR operací. Moc se mi líbí názor Riiny Hellström, zakladatelky Agile HR Community, která trvdí, že „oživení Agile v tradičním prostředí je kombinací dovednosti a myšlení, okořeněné trochou drzosti a odvahy“.

Níže uvedené 4 příklady jsou z agilního hlediska ve skutečnosti velmi konzervativní a uvádím je ve sledu (mým pohledem) nejjednodušším na implementaci.

1. Spoluvytvářejte řešení se svými uživateli a žádejte o zpětnou vazbu k vašim HR produktům dřív, než je dodáte.

Bez ohledu na to jaké HR výstupy "vyvíjíte", ​​získávejte zpětnou vazbu brzy a často. Lidem, kterým poskytujete produkt nebo službu, prezentujte už nejranější prototypy svých nápadů.

Nejjednodušším způsobem je požádat malý počet lidí o zpětnou vazbu před odesláním e-mailu na @all. Tato zpětná vazba vám pomůže ověřit, zda byla zpráva pochopena nebo ne a jestli akce, kterou požadujete, je jasná. Pokud ne, vylepšete, opakujte nebo změňte.

Pokročilejší spoluvytváření zahrnuje workshopy s interními uživateli (zaměstnanci, manažery, externími uživateli nebo třeba kandidáty). Potkejte se a spoluvytvářejte nová, lepší řešení. Pusťte do svého rybníčku myšlení a potenciál zaměstnanců a lidí mimo HR!

2. Použijte Kanban k vizualizaci práce HR týmu. Zajístíte transparentnost toho, co všichni v týmu dělají.

Nemusíte být agilní organizací nebo začít pracovat ve Scrumu, abyste do práce svého týmu přinesli plnou transparentnost. Zaveďte kanbanovou tabuli, na kterou každý člen týmu vizualizuje, na čem tento týden pracuje. Kanbanová tabule v té nejjednodušší podobě je v podstatě deska se sloupci pro nadcházející (to do), probíhající (doing) a hotovou (done) práci.

Každý člen týmu tak má přehled o tom, co se děje. Zlepší se koordinace a komunikace kolem určitých závislostí a běžných projektů. Nebojte se, členové týmu se postupně naučí vizualizovat svou pracovní zátěž jasným, konzistentním a běžným způsobem.

Připravte se na to, že kanban v HR odhalí docela dost o pracovních vzorcích tradičního týmu. Všichni tuto míru transparentnosti nevítají s otevřenou náručí a měli byste diskutovat o důvodech proč. Společně můžete přijít s řešeními na úrovni transparentnosti, která je potřebná pro komunikaci a spolupráci, ale nezasahuje do soukromí a důvěrnosti.

3. Proces personálního auditu: Proveďte byrokratický audit všech schválení v HR procesech, abyste je zjednodušili a zefektivnili.

Projděte si HR procesy a uveďte seznam všech schválení požadovaných v procesu. Získejte fakta nebo podrobné odhady průměrných dodacích a čekacích dob v každé části procesu. Vypočítejte pracovní zátěž, kterou váš proces vytváří pro průměrného manažera. Spočítejte náklad na tuto pracovní zátěž, kterou v HR vytváříte.

Cílem je zavést minimální životaschopnou byrokracii. Pokuste se zbavit blokátorů, extra validací, HR kontrol a "pro forma" schválení.

Pracujte s "5 x PROČ?". Definujte hodnotu pro každé schválení v systému. Vyhodnoťte platnost a užitečnost každého schválení. Hledejte důvody, nápady a argumenty, proč a jak byste měli z procesu odebrat každé schválení, kontrolu, dodatečné vložení dat nebo zaškrtnutí aktivity. Jaké jsou možnosti redesignu své praxe, abyste ji zefektivnili?

4. Používejte doporučení a rozsahy místo rigidních univerzálních zásad vytesaných do kamene.

V předpisech, kde nejste vázáni legislativou, udávejte tón. Rozhodněte nebo alespoň ovlivněte tato pravidla, ať jsou všem k užitku. HR nařízení, která tvoříme, by měla lidem pomáhat smysluplně a efektivně pracovat, podporovat jejich angažovanost i udržovat bezpečnost při práci.

Poslouchejte a reagujte na skutečné, praktické a každodenní potřeby vašich lidí. Připravte řešení, testujte ho na lidech a zlepšujte ho. Definujte rozpočty, ale nerozdělujte je předem podrobně. Postupně přidělujte prostředky podle skutečných prioritních potřeb. Vytvořte se svými zaměstnanci dialog prostřednictvím digitálních nástrojů, abyste mohli komunikovat a shromažďovat potřeby, nápady a dovednosti pro rozvoj pracoviště.

Kde můžete, použijte pokyny a doporučení namísto nastavení univerzální politiky lidských zdrojů. Místo absolutních čísel používejte rozsahy a data (zdá se, že nejvýkonnější týmy tráví 1-2 dny v týdnu prací tváří v tvář, v kanceláři musíte být minimálně 3 dny v týdnu). Tam, kde opravdu musíte, formulujte jasnou a jednoduchou politiku nebo pravidlo. Uspořádejte workshopy a takové zásady definovat společně. Nakonec možná zjistíte, že s dosažením stejného výsledku můžete některá zjednodušit nebo zrušit úplně.

Volně přeloženo z článku autorky Riiny Hellström, celý článek je dostupný na https://www.agilehrcommunity.com/agilehr-community-blog/agile-hr-use-in-traditional-companies