1x5 projektových tipů pro HR

Dnešní firemní svět, ať se nám to líbí nebo ne, má jednu jistotu. A tou jsou nikdy nekončící změny. Ač se to může zdát jako otřepaná fráze, bohužel, je to tak. Pro úspěšnou implementaci těchto změn je velmi důležité mj. kvalitní projektové řízení. 

Takové změny mohou být řízeny buď jako velký firemní projekt nebo jako malý projekt, který se obvykle týká pouze oddělení HR. Typicky se jedná o projekt zavádění nového HR informačního systému, projekt integrace HR procesů po akvizici nové společnosti, zavedení nové organizační struktury, vytvoření a implementaci směrnice o odměňování zaměstnanců nebo "jen" o organizaci školení bezpečnosti práce pro všechny zaměstnance.

Ať jste HR manažer nebo HR specialista, ať pracujete v mezinárodní korporaci nebo ve středně velké české firmě, určitě se ve své práci s takovými činnostmi setkáváte. Vaše role v rámci těchto činností může být různá: můžete být pověřeni vedením malého projektu, můžete být lídrem všech HR aktivit v rámci velkého firemního projektu nebo můžete být členem projektového týmu.

Rád bych se s vámi podělil o několik tipů z oblasti projektového řízení, které vám pomohou takovou roli úspěšně zvládnout.

1. Určete si priority

Fyzika je neúprosná. HR oddělení má omezený počet zaměstnanců, a tudíž existuje omezený objem práce, který tito lidé mohou v určitém časovém období zvládnout. Do toho se počítají jak rutinní (liniové) činnosti, tak i velké a malé projekty. Téměř vždy je práce více, než je možné zvládnout. Stanovte si v rámci oddělení pro liniové i projektové činnosti priority, abyste v případě přetížení zdrojů věděli, čemu se máte věnovat. Kromě přetížení lidí se vyhnete i chaosu, který obvykle přetížení doprovází. Také zhruba odhadněte, kolik kapacit budete potřebovat na liniové činnosti a kolik na projektové úkoly.

2. Definujte přesně rozsah projektu

Ať se jedná o velký nebo malý projekt, vždy přesně definujte, co je rozsahem, předmětem projektu, jaké jsou dodací položky a kritéria, podle kterých se pozná, že je dodávka hotová. Vyhnete se následně nekonečným diskuzím s projektovým nebo liniovým manažerem, jestli už je to hotové nebo ne. Často toto bývá velké utrpení pro všechny zúčastněné. Pokud na projektu pracuje dodavatel, platí to čtyřnásob.

3. Plánujte kapacity své i vašich kolegů

Pro vytvoření všech dodacích položek odhadněte potřebné kapacity kolegů z oddělení. Odsouhlaste si tyto kapacity s manažerem oddělení. Podle dostupnosti a priorit pak naplánujte harmonogram projektu. Informujte kolegy, že se od nich na projektu cosi vyžaduje, a co, a kolik jejich kapacity je na projekt plánováno.

4. Komunikujte s projektovým manažerem

Projektoví manažeři jsou zvláštní druh, který lpí na řádu, na procesech, na metodologii, na včasnosti dodávek a jejich kvalitě. Je to jejich práce. Buďte na to připravení. Ptejte se projektového manažera na kontext projektu, proč se firma rozhodla implementovat zrovna tento projekt a ne jiný. Nedopusťte, abyste byli jen jedno kolečko v celém mechanismu, které nemá ponětí o vyšším cíli. Pokud víte, že bude některá vaše dodávka zpožděna, informujte o tom projektového manažera co nejdříve. Jednak snížíte pravděpodobnost zástavy jeho srdce, ale hlavně mu dáte čas na to, aby mohl ostatní související činnosti včas přeplánovat.

5. IT kolegové jsou taky lidé

Pokud budete participovat na velkém firemním projektu, s velkou pravděpodobností budete spolupracovat s kolegy z oddělení IT. Nezapomeňte, že jsou to lidé jako vy a že mají stejný zájem na úspěšném dokončení projektu jako vy.

Přeji vám, abyste si práci na projektech užívali a nezapomněli, že nikdy nic nejde podle plánu! 

Tipy na zvládnutí projektů v HR, i mimo něj, pro vás a LeanouHR připravil profík a odborník na slovo vzatý. Senior programový manažer a konzultant PMO, Vratislav Paulík, který má více než 20-letou zkušenost s řízením strategických změn v byznysu a IT v globálním prostředí. Pomáhá firmám s vytvořením projektové kanceláře i jejím vedením. Je držitelem certifikací IPMA úrovně A i PRINCE 2 a jako člen Programové komise IPMA ČR se také podílí na rozvoji systému certifikace IPMA v ČR.